Отчетность торгового представителя

Отчетность торгового представителя

Как и любого сотрудника в компании торгового представителя необходимо контролировать. В этой статье вы узнаете о том какие точки контроля необходимо расставить для достижения максимально эффективной работы торгового представителя на маршруте и каким должны быть бланки отчетности для заполнения.

Отчетность – это отражение результатов работы в виде фактических данных в заранее определенной форме. Как правило, торговый представитель отчитывается руководителю отдела продаж, к которому он относится – супервайзеру. Мы рассмотрим два типа отчетности оперативную в течении дня и вечернюю отчетность торгового представителя, которую он сдает супервайзеру по результатам дня.

Для отчета по результатам работы за день в отделе продаж проводятся вечерние собрания. Процесс вечернего собрания состоит из 3-х этапов:

  1. Подготовка торговым представителем отчетности за текущий день
  2. Планирование торговым представителем задач на следующий день
  3. Принятие отчета супервайзером

По возвращению с маршрута торговый представитель должен иметь при себе заполненные: лист заказов, шаблон StoreCheck, Бланк задач по всем торговым точкам, чеки для подтверждения визитов по ТТ в которых не было заказа. При подготовке к сдаче отчета в офисе заполняется Бланк итогов дня.

Оформление Store Check

Шаблон StoreCheck предназначен для проверки представленности продукции в торговой точке, а также для проведения самоконтроля работы торгового представителя в данной торговой точке.

Порядок заполнения шаблона «Store Check»:

  1. Указать регион;
  2. Указать ФИО ответственного супервайзера;
  3. Указать свои ФИО;
  4. Указать дату;
  5. В столбце «Юр. лицо» указать юридическое наименование клиента;
  6. В столбце «Адрес» указать адрес торговой точки, в которой проверяется представленность продукции.

Далее заполняются параметры представленности. Проводя визуальный контроль места продажи в колонке «Фейсы» с названием каждого продукта указывается количество видов продукции которые видит покупатель (количество «фейсов»). Например: на витрине видно 2 вида (вкуса) печенья ТМ «Ромашка», но за этими двумя видами стоит еще 5 видов, и в данный момент нет возможности их расставить, тогда торговый представитель ставит в графе цифру «2». Цифру «7» (суммарное количество видов «2+5») можно указать только в том случае, если все 7 видов легко доступны взгляду покупателя и не будут закрыты любой другой продукцией либо предметом.

После заполнения «Фейсов» необходимо оценить по пятибальной шкале месторасположение данного вида продукции относительно «Золотой полки» в данной торговой точке. Условно за шаблон системы оценки можно принять таблицу расположения продукции на витрине:

«Золотая полка» — это лучшее место на витрине магазина. Покупатель при выборе продукции может принять импульсное решение относительно приобретаемой торговой марки, даже если предварительно был убежден в необходимости покупки какой-то определенной торговой марки. Данный импульсный толчок конечный покупатель получает при визуальном ознакомлении со всей витриной. Первым местом, куда направляется его взгляд, является место на уровне его глаз – на «Золотую полку».

Итогом заполнения сторчеков за неделю будет статистика по средней представленности и качеству размещения вашей продукции в торговых точках, на основании которой уже можно ставить цифровые цели на отделы продаж.

Отчет Итоги за день

Для контроля выполнения торговым представителем задач и дневных показателей заполняется бланк Итогов за день. Для заполнения которого торговый представитель анализирует и суммирует свою работу за день и вносит ее результаты согласно шаблона.

Методика заполнения довольно проста, в каждую колонку вносятся фактические данные, в колонках по выполнению задач торговый представитель ставит + если выполнены все задачи или – если не выполнена хотя-бы одна задача на день, контроль выполнения конкретных задач по точке осуществляется с помощью Бланка Задач. По задачам, которые не выполнены представитель обязан указать причину и свои дальнейшие действия для выполнения данной задачи.

К итогам за день прикрепляются документы подтверждающие посещение торговых точек в которых не были сформированы заказы или забраны деньги, как правило это чек из торговой точки выбитый во время посещения.

При принятии данного отчета супервайзеру необходимо четко понимать: большинство торговых точек, в которые не осуществлены продажи – это недоработка торгового представителя, его нежелание выполнять установленные параметры работы, лень, отсутствие понимания важности выполняемых действий, личный негатив торговой точки к конкретному сотруднику. Устранение всех этих недостатков – главная задача супервайзера в формировании слаженной и четкой работы команды – его отдела продаж.

После предоставления отчета о проделанной работе торговый агент приступает к предоставлению запланированных действий на следующий «маршрутный день».

Бланк Задач по торговым точкам

Бланк задач предназначен для фиксации задач торгового представителя на следующий маршрутный день. Задания заполняются представителем на вечернем собрании, отметки о выполнении заданий торговый представитель проставляет на маршруте после завершения визита в торговую точку.

После принятия отчета, супервайзер рассматривает «Бланк Задач» данного торгового представителя и проверяет детально, какие действия запланировал представитель в своих торговых точках. При возникновении необходимости, супервайзер сразу производит корректировку заданий и объясняет данную необходимость. Указывает на его недоработку в планировании своего предстоящего рабочего дня. На следующий день торговый представитель, в случае невыполнения или выполнения не в полном объёме запланированных действий, перезванивает своему супервайзеру, не отходя от торговой точки. Супервайзер принимает оперативное решение, направленное на устранение возникших сложностей и достижение поставленной задачи.

На планирование работы торгового представителя у супервайзера должно уходить 90% уделяемого времени, и только 10% на анализ и исправление сегодняшней ситуации. Сегодняшний день уже практически окончен, и торговый представитель вернется к его проблемам только через неделю. Завтрашний день – впереди! Допустить сегодняшние ошибки завтра – потерять завтрашний день! Именно следуя заданной логике, и вытекает необходимость в данной (90% / 10%) расстановке приоритетов работы.

После принятия отчета супервайзер забирает у торгового представителя «Итоги за день» и «Store Check» для их использования на следующей неделе. Все бланки хранятся в соответствующих папках, подписанные по дням недели и торговым представителям. При этом торговые представители в обязательном порядке обязаны переписать себе в ежедневник все ключевые моменты с шаблона «Итоги за день» для запоминания и решения всех запланированных вопросов.

Последним этапом принятия вечернего отчета является проверка знаний скриптов, проводимых акций торговым агентом. Супервайзер на свое усмотрение называет продукт, знание скриптов по которому его интересует.

Оперативный контроль в течении дня

Для обеспечения понимания ситуации в течении дня супервайзеру необходимо делать срез по выполнению задач. Это можно делать либо с помощью телефонной конференции которая собирается в 14:00 либо создав группу в Viber/WhatsApp/Telegramm в которую торговые представители будут писать оперативные отчеты.

Важность оперативного контроля определяется тем, что день еще не закончен, вы еще можете повлиять на ситуацию, вернуть торгового представителя в торговую точку для выполнения задачи. В то время как на вечернем отчете вы уже просто констатируете факт невыполнения и проводите “разбор полетов”.

Оперативный отчет торгового представителя должен содержать следующую информацию:

  • сколько торговых точек посещено на текущий момент
  • сколько и на какую сумму сформировано заказов
  • сумма собранной дебиторской задолженности или заявок на инкассацию
  • количество выполненных/запланированных задач по посещенным точкам

Эти 4 показателя, помогут в течении дня держать команду в тонусе и принимать необходимые управленческие решения.

Как видите, для того чтобы обеспечить контроль работы торговой команды нужно не так уж и много, вы можете скачать разработанные шаблоны отчетов и использовать их в своей работе. Но, конечно, важно учитывать фактор, что при подготовке таких отчетов торговыми представителями могут совершаться ошибки, умышленные или нет, да и вам придется выделить время на принятие и проверку данных отчетов, уверены что первые результаты вы увидите уже через неделю. Системный контроль и работа с командой всегда дает результаты, мы-же в свою очередь лишь можем вам предложить сэкономить время и исключить человеческий фактор, ведь в нашей системе АльтМонитор вы можете видеть все необходимые показатели в режиме реального времени, что позволит вам как осуществлять оперативный контроль, так и принимать вечерний отчет торгового представителя.

Хороших вам продаж!